Transcom: Transformando la Gestión de Comisiones y Peajes en el Transporte de Combustibles
El proyecto con Transcom comenzó a finales de 2022 con la meta de optimizar el cálculo de comisiones para los conductores encargados del traslado de combustibles. En junio de 2023, implementamos el sistema con una flota inicial. Hoy, en junio de 2024, hemos logrado abarcar la flota completa, lo que representa un avance significativo en nuestra gestión operativa.
Contexto y Retos Iniciales
Antes de esta implementación, el encargado de calcular las comisiones enfrentaba varios desafíos. El proceso era extremadamente lento y carecía de documentación y respaldo, lo que provocaba errores frecuentes en los pagos. Estos errores generaban descontento en el sindicato y ocasionaban pérdidas económicas debido a pagos indebidos. La propuesta inicial de Transcom se centró en crear un sistema eficiente para el pago de comisiones, pero el verdadero desafío fue integrar también la rendición y el pago de peajes.
Soluciones Implementadas
Integramos una solución basada en OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que revolucionó el proceso. Con esta tecnología, los conductores pueden subir fotografías de los baucheres de peaje a la plataforma. El sistema lee estas imágenes y genera automáticamente una nómina de rendición de peajes, facilitando el pago correspondiente a cada conductor. En mayo de 2024, logramos procesar aproximadamente 10,500 peajes, todos pagados sin duplicación, algo que antes no se controlaba adecuadamente.
Además de la integración del OCR, implementamos un módulo de documentos que mejora la trazabilidad y la confirmación de los viajes. Copec emite los documentos, los pasa a la empresa Acepta, y luego los recibimos como confirmación del viaje y guía de despacho correspondiente. En mayo de 2024, recibimos y procesamos 10,400 documentos, asegurando una gestión más organizada y precisa.
Beneficios y Mejoras Alcanzadas
Las mejoras alcanzadas con la implementación de estos sistemas han sido notables. Ahora, contamos con procesos documentados y auditables, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad de la información. Los conductores pueden acceder a sus comisiones y entender cómo se calcularon, lo que ha reducido significativamente el tiempo invertido en el cálculo y la generación de reportes.
Oportunidades de Mejora
A pesar de estos avances, hemos identificado varias oportunidades de mejora. Actualmente, estamos trabajando en integrar completamente el módulo de rendición con el de comisiones, que era el objetivo inicial del proyecto. Esta integración permitirá un manejo aún más eficiente y centralizado de todos los procesos relacionados con los pagos.
También estamos desarrollando un módulo de documentos que no solo manejará la emisión y recepción de documentos, sino que también permitirá una confirmación más ágil y precisa de los viajes realizados. Este módulo garantizará que todos los datos estén sincronizados y actualizados en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa.
Mirando Hacia el Futuro
En el futuro, buscamos implementar varias mejoras adicionales para seguir optimizando nuestras operaciones. Entre ellas se encuentra un sistema de control de la flota que permitirá llevar un seguimiento detallado de cada camión, incluyendo su estado, asignaciones, tiempos de mantenimiento y disponibilidad. Este control exhaustivo ayudará a maximizar la utilización de los vehículos y a reducir tiempos muertos.
Otra mejora proyectada es la creación de una intranet, que facilitará la comunicación interna y el acceso a información relevante para todos los empleados. Además, planeamos implementar un sistema de mensajería push unidireccional, que permitirá enviar mensajes importantes a los conductores de manera rápida y eficiente, asegurando que estén siempre informados y al tanto de las novedades y cambios operativos.
Conclusión
Transcom ha transformado radicalmente su gestión de comisiones y peajes. Con procesos más rápidos, transparentes y eficientes, hemos mejorado la satisfacción de los conductores y optimizado los recursos. Seguimos comprometidos con la mejora continua y estamos entusiasmados por las futuras implementaciones que seguirán elevando sus estándares operativos.
Transcom: Transformando la Gestión de Comisiones y Peajes en el Transporte de Combustibles
El proyecto con Transcom comenzó a finales de 2022 con la meta de optimizar el cálculo de comisiones para los conductores encargados del traslado de combustibles. En junio de 2023, implementamos el sistema con una flota inicial. Hoy, en junio de 2024, hemos logrado abarcar la flota completa, lo que representa un avance significativo en nuestra gestión operativa.
Contexto y Retos Iniciales
Antes de esta implementación, el encargado de calcular las comisiones enfrentaba varios desafíos. El proceso era extremadamente lento y carecía de documentación y respaldo, lo que provocaba errores frecuentes en los pagos. Estos errores generaban descontento en el sindicato y ocasionaban pérdidas económicas debido a pagos indebidos. La propuesta inicial de Transcom se centró en crear un sistema eficiente para el pago de comisiones, pero el verdadero desafío fue integrar también la rendición y el pago de peajes.
Soluciones Implementadas
Integramos una solución basada en OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que revolucionó el proceso. Con esta tecnología, los conductores pueden subir fotografías de los baucheres de peaje a la plataforma. El sistema lee estas imágenes y genera automáticamente una nómina de rendición de peajes, facilitando el pago correspondiente a cada conductor. En mayo de 2024, logramos procesar aproximadamente 10,500 peajes, todos pagados sin duplicación, algo que antes no se controlaba adecuadamente.
Además de la integración del OCR, implementamos un módulo de documentos que mejora la trazabilidad y la confirmación de los viajes. Copec emite los documentos, los pasa a la empresa Acepta, y luego los recibimos como confirmación del viaje y guía de despacho correspondiente. En mayo de 2024, recibimos y procesamos 10,400 documentos, asegurando una gestión más organizada y precisa.
Beneficios y Mejoras Alcanzadas
Las mejoras alcanzadas con la implementación de estos sistemas han sido notables. Ahora, contamos con procesos documentados y auditables, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad de la información. Los conductores pueden acceder a sus comisiones y entender cómo se calcularon, lo que ha reducido significativamente el tiempo invertido en el cálculo y la generación de reportes.
Oportunidades de Mejora
A pesar de estos avances, hemos identificado varias oportunidades de mejora. Actualmente, estamos trabajando en integrar completamente el módulo de rendición con el de comisiones, que era el objetivo inicial del proyecto. Esta integración permitirá un manejo aún más eficiente y centralizado de todos los procesos relacionados con los pagos.
También estamos desarrollando un módulo de documentos que no solo manejará la emisión y recepción de documentos, sino que también permitirá una confirmación más ágil y precisa de los viajes realizados. Este módulo garantizará que todos los datos estén sincronizados y actualizados en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa.
Mirando Hacia el Futuro
En el futuro, buscamos implementar varias mejoras adicionales para seguir optimizando nuestras operaciones. Entre ellas se encuentra un sistema de control de la flota que permitirá llevar un seguimiento detallado de cada camión, incluyendo su estado, asignaciones, tiempos de mantenimiento y disponibilidad. Este control exhaustivo ayudará a maximizar la utilización de los vehículos y a reducir tiempos muertos.
Otra mejora proyectada es la creación de una intranet, que facilitará la comunicación interna y el acceso a información relevante para todos los empleados. Además, planeamos implementar un sistema de mensajería push unidireccional, que permitirá enviar mensajes importantes a los conductores de manera rápida y eficiente, asegurando que estén siempre informados y al tanto de las novedades y cambios operativos.
Conclusión
Transcom ha transformado radicalmente su gestión de comisiones y peajes. Con procesos más rápidos, transparentes y eficientes, hemos mejorado la satisfacción de los conductores y optimizado los recursos. Seguimos comprometidos con la mejora continua y estamos entusiasmados por las futuras implementaciones que seguirán elevando sus estándares operativos.
Entradas recientes
Etiquetas populares